La gestion du changement est un thème récurrent pour le management d’entreprise. Qu’il soit question d’actualiser ou d’optimiser les processus et de rentabiliser l’entreprise, changer est toujours une nécessité. Les retours d’expérience montrent que la pierre angulaire à la réussite de ces changements est la capacité de l’entreprise à mettre en place une véritable gouvernance de projet.

Prenons l’exemple de la mise en œuvre d’un nouvel ERP (Enterprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégrée) au sein de l’entreprise. Une telle évolution est transverse puisqu’elle touche l’ensemble du Système d’Information.  Les conséquences possibles sur l’organisation, le personnel, le fonctionnement quotidien de l’entreprise, voire les fournisseurs et les clients,  sont loin d’être négligeables. Comme le disait un dirigeant « tout changement et particulièrement celui relatif à l’ERP est un sujet de stratégie d’entreprise ».

La présence de la qualité des fondamentaux est tout de suite abordée. L’équipe projet est-elle suffisamment expérimentée ? A-t-on besoin ou non d’un intégrateur pour définir l’architecture générale ? Quels types de consultants métiers sont nécessaires ? Le schéma directeur est-il cohérent par rapport à la cible ? …

Les questions sont toutes pertinentes et réellement nombreuses. Elles correspondent aux attentes et aux exigences de la Direction Générale et du Conseil d’Administration. Il est évident qu’il faut utiliser les meilleures pratiques pour répondre à ces questions stratégiques et tactiques. Mais ces questions renvoient toutes, au fond, à une question centrale : a-t-on apporté suffisamment de soin à la mise en place de la gouvernance  du projet ?

Comment vérifier que l’on dispose d’une véritable gouvernance de projet ?

Dans tout projet, il y a un début et un vrai début ! Les anglo-saxons utilisent l’acronyme de « As-Is » pour parler d’existant. Les experts s’accordent tous pour dire que la compréhension de l’existant est clé pour bâtir de nouveaux modèles. Alors pourquoi cette phase initiale est-elle souvent réalisée trop rapidement voire bâclée ? On constate très souvent que la mise en œuvre d’un projet commence par la consultation des différents partenaires qui sont invités à compléter le cahier des charges. La réponse est que l’on grille les étapes et que l’on passe très vite, trop vite de la gouvernance à la pratique. Or dans la mise en place d’une gouvernance effective il y a des étapes à respecter.

La liste des étapes à suivre que nous dressons ci-dessous est synthétique mais permet de poser les bases, de se poser les bonnes questions…:

  1. Communiquez pour commencer !
  2. Pensez à analyser les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces
  3. Faites participer les équipes opérationnelles et consultez surtout les utilisateurs finaux
  4. Prenez en compte les contraintes de votre métier et celui de vos clients et fournisseurs
  5. Contactez votre réseau pour capitaliser sur les bonnes pratiques
  6. Utilisez une solution standard du marché même si tout est fait pour que vous puissiez paramétrer à outrance et sans limite
  7. Evaluer l’expertise métier des consultants qui vous accompagnent
  8. Construisez un budget réaliste qui correspond à une échéance réaliste
  9. Adaptez votre tableau de bord aux nouveaux enjeux qui nécessitent de mesurer des éléments différents
  10. Désignez un leader reconnu au sein de l’entreprise … c’est le chef de projet
  11. Décider et assurez-vous que les décisions sont appliquées… contrôlez, mesurez …
  12. Communiquez pour terminer !

A tout instant, ayez à l’esprit que l’engagement de la Direction Générale est aussi important que la communication qui arrive à tous les échelons de l’entreprise. Si vous adoptez les quelques recommandations ci-dessus, peut-être certaines erreurs de jeunesse seront-elles évitées. Nous sommes persuadés que les bons résultats viennent d’une gouvernance appropriée.

Enfin, pensez qu’il n’y a pas un modèle unique de gouvernance mais plusieurs. Ne cherchez pas à importer une méthodologie préétablie. Gardez à l’esprit qu’une bonne gouvernance est celle qui correspondra le mieux à la culture de votre entreprise.

 

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